Dokumente bei der Haushaltsauflösung

Drei Stapel, in dieser Reihenfolge

Bevor Sie sortieren: Legen Sie alles Schriftliche erst einmal an einer Stelle zusammen. Unterlagen tauchen bei einer Auflösung überall auf, in Schubladen, in Büchern, in Kartons auf dem Dachboden, im Gefrierfach. Erst sammeln, dann entscheiden.

1. Behalten. Alles, was Rechte begründet oder nachweist: Urkunden, Ausweise, Verträge, Policen, Rentenbescheide, Grundbuchauszüge, Zeugnisse, Testamente, ärztliche Unterlagen.
2. Sicher vernichten. Alles mit personenbezogenen Daten, bei dem die Frist abgelaufen ist: Kontoauszüge, alte Verträge, Arztrechnungen, Schriftwechsel mit Behörden.
3. Altpapier. Werbung, Prospekte, Zeitschriften, Kataloge, Notizen ohne Personenbezug.

Was lebenslang aufgehoben wird

Diese Unterlagen werden nicht nach Fristen behandelt, sondern gar nicht weggeworfen, weil ihr Verlust später aufwendig zu heilen ist:

• Geburts-, Heirats-, Sterbeurkunden, Scheidungsurteile
• Schul-, Ausbildungs- und Studienzeugnisse
• Sozialversicherungsausweis, Rentenbescheide, Nachweise über Beitragszeiten
• Ärztliche Gutachten, Befunde, Impfausweis
• Grundbuchauszüge, Kaufverträge über Immobilien, Erbscheine, Testamente
• Unterlagen zu Bausparverträgen und Lebensversicherungen, solange sie laufen

Rentenunterlagen sind der Posten, der am häufigsten zu früh entsorgt wird. Lücken im Versicherungsverlauf lassen sich Jahrzehnte später oft nur noch mit alten Arbeitsverträgen und Lohnabrechnungen schließen.

Fristen, die tatsächlich gelten

Für Privatpersonen ist die Rechtslage überschaubarer, als die meisten Ratgeber es darstellen. Es gibt nur wenige echte Pflichten.

Handwerkerrechnungen für Arbeiten an einem Grundstück: zwei Jahre

Nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG müssen auch Privatpersonen Rechnungen über Leistungen an einem Grundstück zwei Jahre aufbewahren. Das betrifft Handwerker, Renovierung, Gartenbau. Ein Verstoß ist bußgeldbewehrt.

Hohe Überschusseinkünfte: sechs Jahre

Wer Überschusseinkünfte über 500.000 Euro im Kalenderjahr hat, muss die zugrunde liegenden Unterlagen sechs Jahre aufbewahren (§ 147a Abs. 1 AO). Diese Grenze steigt zum 1. Januar 2027 auf 750.000 Euro. Für alle anderen gilt diese Pflicht nicht.

Gewerbliche und freiberufliche Unterlagen: sechs, acht oder zehn Jahre

Wenn im Haushalt ein Betrieb oder eine freiberufliche Tätigkeit geführt wurde, gelten die handels- und steuerrechtlichen Fristen. Diese Ordner gehören nicht in die Auflösung, sondern zum Steuerbüro.

Alles Übrige: an der Verjährung orientieren

Für private Kontoauszüge, Quittungen und Rechnungen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Sinnvoll sind drei Jahre, weil die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt und mit dem Ende des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Wer sicher gehen will, nimmt vier.

Bei Kaufbelegen richtet sich die sinnvolle Dauer nach der Gewährleistung, also zwei Jahre, bei Garantiezusagen entsprechend länger. Kfz-Briefe gehören nicht zu den Fristen, sondern zum Fahrzeug.

Vertrauliches sicher vernichten

Unterlagen mit Kontonummern, Gesundheitsdaten oder Unterschriften gehören nicht ungeschreddert in die Papiertonne, und Zerreißen schützt sie nicht. Nehmen Sie einen Aktenvernichter mit Partikelschnitt; für Kontoauszüge und Gesundheitsunterlagen ist Sicherheitsstufe P-4 nach DIN 66399 die übliche Empfehlung.

Bei größeren Mengen, etwa dem kompletten Aktenbestand eines Haushalts über vierzig Jahre, lohnt sich die Abgabe an einen Dienstleister für Aktenvernichtung. Für gewerbliche Unterlagen ist die Vernichtung nach DIN 66399 in der passenden Schutzklasse der übliche Weg, und Sie bekommen eine Bescheinigung darüber. Bei Firmen- und Gewerbeauflösungen übernehmen wir die Aktenvernichtung mit Vernichtungsnachweis.

Nach dem Zerkleinern geht das Papier in die Altpapierverwertung. Achten Sie darauf, dass Klarsichthüllen, Metallklammern und Ordnerrücken vorher heraus sind, sie gehören in andere Fraktionen.

Digitales gehört auch dazu

Bei einer Auflösung nach einem Todesfall wird das regelmäßig vergessen. Neben den Ordnern gibt es E-Mail-Konten, Bezahldienste, Abonnements, Cloud-Speicher und soziale Netzwerke. Ein Blick in die Kontoauszüge zeigt die laufenden Abbuchungen und damit die meisten dieser Verträge.

Zugangsdaten stehen bei älteren Menschen oft handschriftlich in einem Notizbuch neben dem Rechner. Das ist ein Grund mehr, Papier erst zu sichten und dann zu vernichten.

Was wir dabei tun

Bei jeder Räumung sammeln wir alles Schriftliche in einer eigenen Kiste und übergeben sie Ihnen, auch wenn es nicht ausdrücklich besprochen war. Wir sortieren nicht und bewerten nicht, das ist nicht unsere Aufgabe. Dasselbe gilt für Bargeld, Schmuck und Urkunden, die zwischen den Unterlagen auftauchen.

Was sonst noch vor dem Räumtermin ansteht, steht unter Haushaltsauflösung vorbereiten, und zum Abhaken gibt es die Checkliste.

Dieser Text ist eine Orientierung und keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Unterlagen aus einem Betrieb oder bei laufenden Verfahren fragen Sie Ihr Steuerbüro, bevor etwas vernichtet wird.